Quel logiciel de messagerie choisir ?

Les interactions avec les clients sont très importantes pour une entreprise. Plus qu’avec tout autre tiers qui communique avec elle, l’entreprise doit veiller à garder une relation de bonne qualité avec ses clients.

En effet, il ne suffit pas de répondre à leurs besoins. Une bonne communication est alors le facteur-clé de la fidélisation des clients, qui se sentent respectés et mis en valeur.

La gestion de la relation client englobe ainsi toutes les activités, les stratégies ainsi que les technologies dont une entreprise se sert pour interagir avec les clients actuels et potentiels.

C’est ainsi une branche du marketing qui est très importante pour garder une bonne image de l’entreprise auprès des clients et des consommateurs, et surtout, le choix des bons outils doit également permettre d’analyser plus facilement le comportement des consommateurs, de prévoir les ventes futures, etc.

Le choix d’un bon logiciel de messagerie est alors très important car il devrait permettre d’améliorer la réactivité de l’entreprise afin de ne pas faire attendre les clients trop longtemps même si dans la plupart des cas, ils voudraient une réponse immédiate.

Les fonctionnalités devraient également permettre de réduire le temps de recherche et donner un meilleur service aux clients.

Il faut d’abord savoir ce qu’est un logiciel de messagerie, pour connaître ensuite les critères d’un bon logiciel de messagerie.

Qu’est-ce qu’un logiciel de messagerie ?

Un logiciel de messagerie, aussi appelé client de messagerie, est utilisé principalement pour envoyer et recevoir du courrier électronique.

Un logiciel de messagerie doit également permettre de gérer les rendez-vous, les contacts, de faire des prises de notes, etc.

Le logiciel de messagerie permet ainsi d’améliorer la gestion des messages et d’organiser plus facilement la communication et le passage d’informations.

Le logiciel de messagerie est différent d’un webmail. Ce dernier sert ainsi à consulter la messagerie électronique grâce à un navigateur internet. Il nécessite ainsi la présence d’une connexion et ses fonctionnalités sont beaucoup moins puissantes que celles de logiciels de messagerie.

Les logiciels de messagerie demandent ainsi plus de temps d’apprentissage car leurs fonctionnalités peuvent être très nombreuses et puissantes.

Ces logiciels sont alors très pratiques et permettent aux utilisateurs d’économiser du temps grâce à leurs nombreuses fonctionnalités.

Ainsi, les logiciels de messagerie permettent de consulter et de composer des emails même sans accès à une connexion internet.

En effet, ces logiciels téléchargent le courrier électronique sur l’ordinateur, ce qui est très pratique pour travailler même en déplacements, dans le train ou dans l’avion. Les réponses qui sont alors composées à ce moment peuvent être envoyées automatiquement dès que l’ordinateur est connecté à internet.

Un autre point positif des logiciels de messagerie est le fait qu’ils soient, pour la plupart, gratuits, et sont souvent fournis avec l’ordinateur.

Les logiciels de messagerie permettent également d’archiver les emails pour pouvoir les retrouver facilement. La possibilité d’avoir une alerte visuelle ou sonore est aussi un gros avantage du logiciel de messagerie, ce qui permet une très bonne réactivité.

Les logiciels de messagerie possèdent ainsi des outils beaucoup plus pratiques les uns que les autres, permettant par exemple de classer les mails dans des dossiers, d’organiser un carnet d’adresses ou le courrier grâce à des filtres, etc.

Il est alors intéressant de connaître les critères communs aux logiciels de messagerie les plus célèbres pour pouvoir choisir plus facilement celui qui convient le mieux selon l’utilisation.

Les différents logiciels de messagerie

Sur la plateforme de Microsoft, Outlook est le logiciel de messagerie le plus répandu. Un autre logiciel de messagerie qui se fait également de plus en plus connaître est Thunderbird. Les logiciels tels que Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird sont gratuits et sont disponibles sous Android ou iOS, pour une utilisation sur des terminaux mobiles.

Pour la plateforme Mac Os, c’est le logiciel Mail qui est le plus connu. Il y aussi Airmail, le plus complet en matière de clients mail, notamment sur iOS et macOS.

Ensuite il y a Gmail, qui n’est plus à présenter. Il est bien évidemment possible d’utiliser son adresse professionnelle sur Gmail, par simple configuration. Il disponible d’un stockage impressionnant, de plus il permet d’organiser les mails de manière efficace.

Les fonctionnalités de base de tous les logiciels de messagerie sont les mêmes. Ils permettent tous d’écrire, d’envoyer et de recevoir des messages électroniques. Cependant, les différences se trouvent au niveau du prix, des fonctionnalités, de l’interface, de la facilité d’utilisation, etc.

Qualités d’un bon logiciel de messagerie

Comme il existe de nombreux logiciels de messagerie, il peut parfois s’avérer difficile de choisir celui qui nous convient le mieux.

Tout d’abord, il est important de connaître et d’identifier les besoins de l’utilisateur ou de l’entreprise, pour savoir quel type de logiciel est nécessaire.

Il est par exemple possible de n’avoir besoin que des fonctionnalités de base, pour une utilisation particulière par exemple. Ce sera pourtant très différent dans le cas où une entreprise ferait des campagnes emailing par exemple. Elle aura ainsi besoin de fonctionnalités très avancées pour envoyer rapidement et facilement un mail simultanément à des centaines de contacts qu’elle possède dans une base de données, dans le cas éventuel où elle ne ferait pas appel à des plateformes spécialisées en email marketing.

Il est également important de choisir le logiciel de messagerie selon le niveau de l’utilisateur ou des utilisateurs en informatique. D’ailleurs beaucoup de logiciels demandent une formation auprès des employés, surtout lorsque c’est un logiciel qui possède des fonctionnalités très avancées et beaucoup plus compliquées à utiliser.

Ainsi, voici quelques qualités qui caractérisent un bon logiciel de messagerie :

• Tout d’abord, un bon logiciel de messagerie devrait être facile à utiliser et à paramétrer. Il ne devrait donc pas être trop difficile à utiliser, et son interface devrait être intuitive et ergonomique.
• Il devrait aussi gérer le protocole POP et IMAP.
• Un bon logiciel de messagerie devrait également, grâce à ses outils, permettre de gérer plusieurs comptes mails à la fois.
• De même, il devrait permettre de gérer plusieurs carnets d’adresses.
• Parmi ses outils, il devrait également proposer la gestion de listes de distribution, de signatures, et d’accusés de réception.
• Il devrait aussi être OPEN SOURCE.
• Un bon logiciel de messagerie devrait également être multiplateforme en fonctionnant sous Windows, sous Mac et sous Linux.
• Les logiciels de messagerie ne doivent pas coûter trop cher. D’ailleurs, la plupart est gratuite.

Des fonctionnalités très avancées

Le logiciel de messagerie peut également être très utile pour améliorer la performance de l’entreprise grâce à certaines fonctionnalités très avancées.

Cela peut d’ailleurs pousser les entreprises à choisir ce type de logiciels, qui sont très pratiques. Ainsi, plusieurs logiciels permettent par exemple d’enregistrer les coordonnées des clients et prospects et de les trier, ce qui est très intéressant pour faire des campagnes d’emailings par exemple.

Cela permet ainsi à l’entreprise d’enregistrer les contacts dans différents dossiers pour avoir une base de données bien rangée et segmentée, ce qui est la clé du succès d’une campagne d’email marketing.

Beaucoup de logiciels permettent aussi d’identifier des opportunités de vente, d’enregistrer des commandes faites par les clients, et surtout de les marquer, pour pouvoir adopter une approche commerciale personnalisée selon le profil du prospect.

Certains logiciels de messagerie servent également de CRM, c’est-à-dire de logiciels qui aident les entreprises à gérer les clients grâce à une simplification de la communication et du processus commercial. Cela est très efficace pour réduire les dépenses de l’entreprise afin d’améliorer la rentabilité.

Ce type de logiciels propose alors des outils très pratiques et très intéressants comme les tableaux de bord et les rapports personnalisables.

Plusieurs logiciels de messagerie permettent également d’établir facilement des rapports d’activité pour évaluer facilement la performance de l’entreprise. Ils permettent ainsi à l’entreprise de prendre des décisions afin d’améliorer sa performance, en apportant par exemple des changements sur le travail de l’équipe ou des employés.

De même, les rapports contiennent souvent de nombreuses données très importantes qui permettent d’établir les prévisions, les plans marketing, ce qui facilite énormément la prise de décisions de l’entreprise ainsi que les changements d’orientation éventuels.

Il est alors très simple de suivre de près les progrès et la croissance, et surtout d’intervenir à temps lorsqu’il y a des irrégularités.

Certains logiciels de messagerie, qui vont beaucoup plus loin, possèdent même des outils de gestion de commandes et d’établissement de devis et de factures. Ils permettent même parfois de personnaliser les documents comptables, et de remplir certaines données automatiquement pour éviter les doublons par exemple.

Conclusion

Le choix du logiciel de messagerie peut être déterminant pour l’amélioration de la performance de l’entreprise. Il est alors primordial, avant de faire le choix du bon outil, de déterminer les besoins de l’entreprise et de toutes les fonctionnalités dont elle a besoin.

Il faut alors choisir le logiciel de messagerie selon ses moyens, à la fois financiers et techniques, et selon ses besoins. Le meilleur logiciel de messagerie peut ainsi être très différent d’une entreprise à l’autre, les critères dépendant de chacune d’entre elles.